Sistem Pengaduan


Karyawan ataupun para Pemangku Kepentingan Perseroan memiliki akses yang mudah ke saluran whistleblowing system, dimana mereka bisa melaporkan pelanggaran, dugaan ataupun potensi pelanggaran kebijakan ataupun perilaku yang tidak berkenan lainnya. 

 

Terdapat beberapa saluran bagi karyawan untuk melaporkan potensi pelanggaran. Awalnya mereka didorong untuk melaporkan kepada atasannya secara vertical, namun karena tidak mau, mereka dapat mengirimkan email ke Sekretaris Perusahaan ataupun melalui hotline ekstension. Semua laporan whistle blower dikelola dengan kerahasiaan. Sedangkan untuk Pemangku Kepentingan bisa menyampaikannya melalui situs yang langsung tersambung dengan email Sekretaris Perusahaan. 

 

Perseroan telah menyusun pedoman pelaporan pelanggaran dan penandatanganannya yang disahkan pada tanggal  15 Desember 2016 secara bersama oleh Dewan Komisaris dan Direksi. 

 

Tujuan pelaksanaan WBS :

  1. Menciptakan iklim yang kondusif dan mendorong pelaporan terhadap hal hal yang dapat menimbulkan kerugian finansial maupun non  finansial.
  2. Menangani masalah pelanggaran secara internal, serta mengurangi risiko yang dihadapi Perseroan akibat pelanggaran baik dari segi keuangan, operasi, hukum, keselamatan kerja dan reputasi.
  3. Mempermudah manajemen dalam menangani laporan laporan pelanggaran.
  4. Meningkatnya reputasi Perseroan di mata Pemangku Kepentingan, regulator dan masyarakat umum.

Lingkup pengaduan yang akan ditindaklanjuti oleh WBS adalah pelanggaran terhadap Etika Usaha, pelanggaran peraturan dan perundangan yang berlaku, benturan kepentingan atau penyalahgunaan jabatan untuk kepentingan lain di luar Perusahaan dan gratifikasi.

 

 

MEKANISME PENYAMPAIAN PELAPORAN PELANGGARAN

 

  1. Pelapor - Unit pelaporan pelanggaran melaporkan kepada Direktur Utama dengan tembusan kepada Dewan Komisaris dengan ketentuan:
  • Pelapor memberikan informasi mengenai identitas diri, yang sekurang kurangnya memuat nama/alamat/nomor telepon/handphone/ faksimili/email dan fotokopi identitas diri.
  • Pelaporan pelanggaran harus disertai dokumen pendukung seperti: dokumen yang berkaitan dengan transaksi yang dilakukan dan atau Pelaporan Pelanggaran yang akan disampaikan.
  • Apabila Pelaporan Pelanggaran diajukan oleh perwakilan Pemangku Kepentingan, maka selain dokumen di atas juga diserahkan dokumen lainnya yaitu:

1)   Fotokopi bukti identitas Pemangku Kepentingan dan perwakilan Pemangku Kepentingan;

2)   Surat Kuasa dari pemangku kepentingan kepada perwakilan pemangku kepentingan yang menyatakan bahwa Pemangku Kepentingan memberikan kewenangan bertindak untuk dan atas nama Pemangku Kepentingan.

3)   Jika perwakilan Pemangku Kepentingan adalah lembaga atau badan hukum, maka harus dilampiri dengan dokumen yang menyatakan bahwa pihak yang mengajukan Pelaporan Pelanggaran berwenang untuk mewakili lembaga atau badan hukum tersebut.

2. Pelaporan pelanggaran secara tertulis tanpa identitas (anonim) boleh dilakukan, tapi wajib dilengkapi dengan fotokopi dokumen yang berkaitan dengan transaksi yang dilakukan dan atau Pelaporan Pelanggaran yang akan disampaikan.

3. Pemberian keterangan tanpa bertatap muka dengan pelapor, pada setiap tingkat pemeriksaan perkara dalam hal pelanggaran tersebut masuk pada sengketa pengadilan.

4. Menyediakan perlindungan hukum.

 

PIHAK YANG MENGELOLA PENGADUAN

 

Direktur utama membentuk unit kerja pelaporan pelanggaran yang independen dari operasi Perusahaan sehari-hari dan terdiri dari 2 (dua) sub unit, yaitu:

  1. Unit Perlindungan Pelapor yaitu sub unit yang menerima pelaporan pelanggaran, menyeleksi laporan pelanggaran untuk diproses lebih lanjut oleh sub unit investigasi, pelaksanaan program perlindungan pelapor sesuai dengan kebijakan yang telah dicanangkan.
  2. Unit Investigasi yaitu sub unit yang bertugas untuk melakukan investigasi lebih lanjut terhadap substansi pelanggaran yang dilaporkan dan memberikan rekomendasi sanksi terhadap pelanggaran tersebut termasuk memberhentikan proses investigasi dan laporan pelanggaran tidak dilanjutkan apabila tidak ditemukan bukti-bukti mencukupi adanya pelanggaran.

 

SANKSI BAGI PELANGGAR

 

Sanksi administrasi dan atau sanksi lain sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku akan dikenakan pada:

 

  1. Pimpinan unit dan atau unit kerja yang menolak pemeriksaan oleh Tim Pemeriksa. 
  2. Pimpinan unit dan atau unit kerja yang tidak menindaklanjuti rekomendasi laporan hasil pemeriksaan atas pengaduan karyawan dan pihak berkepentingan sebagaimana mestinya.
  3. Pimpinan unit dan atau unit kerja yang melindungi karyawan atau pejabat yang melanggar aturan.
  4. Pelapor yang mengirimkan laporan berupa fitnah atau laporan palsu akan memperoleh sanksi yang ditentukan sesuai dengan kebijakan Perusahaan atau peraturan perundangan yang berlaku dan tidak memperoleh jaminan kerahasiaan maupun perlindungan pelapor.

 

Selama tahun 2017, tidak terdapat pelanggaran pada karyawan darat, namun terdapat 22 pelanggaran yang dilakukan oleh 22 awak kapal.

 

HASIL PENANGANAN PENGADUAN PELANGGARAN SELAMA 2017

 

Selama tahun 2017, Tim Pengelola Pengaduan Pelanggaran menerima 22 laporan pengaduan pelanggaran. Untuk pelanggaran tersebut  telah ditetapkan  sanksi dan telah diselesaikan sesuai dengan mekanisme yang berlaku, diantaranya Pemotongan leave pay untuk mengganti biaya join, tidak diberikan biaya transpor untuk turun kapal, tiket dan leave pay