Karyawan ataupun para Pemangku Kepentingan Perseroan memiliki akses yang mudah ke saluran whistleblowing system, dimana mereka bisa melaporkan pelanggaran, dugaan ataupun potensi pelanggaran kebijakan ataupun perilaku yang tidak berkenan lainnya.
Terdapat beberapa saluran bagi karyawan untuk melaporkan potensi pelanggaran. Awalnya mereka didorong untuk melaporkan kepada atasannya secara vertical, namun karena tidak mau, mereka dapat mengirimkan email ke Sekretaris Perusahaan ataupun melalui hotline ekstension. Semua laporan whistle blower dikelola dengan kerahasiaan. Sedangkan untuk Pemangku Kepentingan bisa menyampaikannya melalui situs yang langsung tersambung dengan email Sekretaris Perusahaan.
Perseroan telah menyusun pedoman pelaporan pelanggaran dan penandatanganannya yang disahkan pada tanggal 15 Desember 2016 secara bersama oleh Dewan Komisaris dan Direksi.
Tujuan pelaksanaan WBS :
Lingkup pengaduan yang akan ditindaklanjuti oleh WBS adalah pelanggaran terhadap Etika Usaha, pelanggaran peraturan dan perundangan yang berlaku, benturan kepentingan atau penyalahgunaan jabatan untuk kepentingan lain di luar Perusahaan dan gratifikasi.
MEKANISME PENYAMPAIAN PELAPORAN PELANGGARAN
1) Fotokopi bukti identitas Pemangku Kepentingan dan perwakilan Pemangku Kepentingan;
2) Surat Kuasa dari pemangku kepentingan kepada perwakilan pemangku kepentingan yang menyatakan bahwa Pemangku Kepentingan memberikan kewenangan bertindak untuk dan atas nama Pemangku Kepentingan.
3) Jika perwakilan Pemangku Kepentingan adalah lembaga atau badan hukum, maka harus dilampiri dengan dokumen yang menyatakan bahwa pihak yang mengajukan Pelaporan Pelanggaran berwenang untuk mewakili lembaga atau badan hukum tersebut.
2. Pelaporan pelanggaran secara tertulis tanpa identitas (anonim) boleh dilakukan, tapi wajib dilengkapi dengan fotokopi dokumen yang berkaitan dengan transaksi yang dilakukan dan atau Pelaporan Pelanggaran yang akan disampaikan.
3. Pemberian keterangan tanpa bertatap muka dengan pelapor, pada setiap tingkat pemeriksaan perkara dalam hal pelanggaran tersebut masuk pada sengketa pengadilan.
4. Menyediakan perlindungan hukum.
PIHAK YANG MENGELOLA PENGADUAN
Direktur utama membentuk unit kerja pelaporan pelanggaran yang independen dari operasi Perusahaan sehari-hari dan terdiri dari 2 (dua) sub unit, yaitu:
SANKSI BAGI PELANGGAR
Sanksi administrasi dan atau sanksi lain sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku akan dikenakan pada:
HASIL PENANGANAN PENGADUAN PELANGGARAN SELAMA 2020
Tindak lanjut berupa sanksi yang dikenakan kepada karyawan berdasarkan kasus yang dilaporkan melalui Whistleblowing System pada tahun 2020 adalah sebanyak 2 pelaporan. Kedua pelaporan tersebut saat ini masih dalam proses penyelesaian oleh Perusahaan sesuai dengan kebijakan yang dimiliki Perusahaan.